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Questions Réponses POIA

QUESTIONS GENERALES

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Comment candidater à un appel à propositions FEDER-POIA ou savoir si mon projet est éligible ?

1 er cas : Vous avez identifié un appel à propositions auquel répondre : complétez la fiche de renseignements (à télécharger ici) et transmettez la au Service Pilotage et Accompagnement Européen (SPAE), au contact mentionné dans l’appel. Un agent vous recontactera.

2 ème cas : Vous n’avez pas identifié d’appel à propositions. Rendez-vous sur europe.regionpaca.fr/rubrique « j’ai un projet »

Comment obtenir un dossier de demande de subvention ?

Si vous êtes dans le 1er cas (question précédente), et, qu’à la lecture de votre fiche de renseignements, votre dossier paraît éligible, le SPAE vous enverra le dossier de demande de subvention par mail. 

Comment déposer mon dossier ?

Le dossier de candidature devra être envoyé conformément aux modalités décrites dans l’appel :

  • Une version papier : par voie postale ou déposée en mains propres
  • Et deux versions dématérialisées (Word ou Open Office et PDF) doivent être envoyées à l’adresse mail indiquée dans l’appel. 
Comment le Service Pilotage et Accompagnement Européen peut-il m’aider dans mes démarches ?

D’une manière générale, le SPAE échange avec vous sur la base d’une fiche de renseignements complétée (cf 1ère question). Si le projet est effectivement éligible, votre interlocuteur SPAE vous adressera le dossier de demande et vous proposera un nouvel échange sur la base d’un dossier de demande pré-rempli. 

D’une manière générale, où puis-je trouver des informations ?

Des informations sont données dans le guide du candidat POIA, l’appel à propositions et le dossier de demande de subvention. Ces documents sont téléchargeables sur le site europe.regionpaca.fr Par ailleurs, un agent du SPAE peut vous accompagner dans vos démarches.

J’ai des incertitudes sur la manière de renseigner la valeur concernant les indicateurs ?

Il est nécessaire de remplir la partie correspondante aux indicateurs telle qu’elle est soumise. Si votre projet ne concours pas à un ou plusieurs indicateurs mentionnés, laisser la(les) cases vide(s). Si vous avez un doute, rapprochez-vous de votre interlocuteur au SPAE.

Ma structure vient d’être créée, puis-je déposer un dossier ?

Seules les structures ayant au moins un bilan comptable approuvé peuvent déposer un dossier

FINANCEMENT DU PROJET

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Pour être éligible au FEDER, un projet doit-il nécessairement obtenir un financement autre que le financement européen ?

Non. Il est possible de financer un projet à 50 % d'autofinancement et jusqu’à 50 % de FEDER (attention toutefois ce taux peut varier en fonction des appels à propositions et du régime d’aide d’Etat auquel vous pourriez être soumis).

Est-ce que la règle des 15 % d'autofinancement indiquée dans la loi NOTRe est applicable au Programme Opérationnel Interrégional du Massif des Alpes?

Non la règle est applicable uniquement pour les projets de Coopération Territoriale Européenne (CTE) type Espace Alpin ou Alcotra.

Une dépense d’amortissement est-elle éligible au POIA ?

Oui, sous 3 conditions :

  1. le coût de l’amortissement est ciblé sur le projet et sur sa durée ;
  2. selon les normes comptables admises ;
  3. et si des aides publiques n’ont pas déjà financé l’acquisition du bien. Attention, dans ce cas, l’achat du bien ne peut pas être financé.
Que faire si les autres cofinanceurs de mon projet n’ont pas la même assiette éligible ?

Le préciser dans le dossier de demande de subvention (partie plan de financement). 

Que faire si un partenaire financier (cofinanceur) fait finalement défaut en cours d’exécution du projet ?

Avertir dès que possible le service instructeur. Le cas échéant un avenant à la convention pourra être établi. 

Est-il possible de proratiser certaines dépenses ?

Oui, dans ce cas il faut appliquer une clé de répartition et expliquer précisément comment cette clé a été définie. 

Le budget prévisionnel (BP) présenté doit-il l’être en HT ou TTC ?

Cela dépend de l’assujettissement ou non de votre structure à la TVA. Plusieurs cas possibles :

 

 

  • votre structure n’est pas assujettie à la TVA, vous devez présenter le BP en TTC,
  • votre structure est assujettie à la TVA et vous la récupérez sur le projet, vous devez présenter le BP en HT,
  • votre structure est assujettie à la TVA et vous ne la récupérez pas sur le projet, vous devez présenter le BP en TTC,
  • votre structure est assujettie à la TVA et vous la récupérez de manière partielle sur le projet : en rubrique 1 du dossier de demande de subvention, indiquer le taux estimatif de TVA.

 

 

 

Que se passe-t-il si mon projet prend du retard dans son exécution ?

Dès que vous en avez connaissance, il est indispensable de contacter le service instructeur pour lui expliquer la situation. Ce dernier décidera s’il est nécessaire de réaliser un avenant à la convention.

PIECES A JOINDRE

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Que se passe-t-il si mon dossier est incomplet ?

Votre dossier sera déclaré irrecevable. Un courrier vous informera des éléments manquants ou incomplets dans le dossier via une grille de complétude. Il vous sera alors possible de redéposer à la prochaine date de dépôt.

Que faire si je ne suis pas en mesure de fournir une des pièces demandées dans le dossier de demande ?

Il est nécessaire que l’ensemble des pièces demandées soient jointes au dossier de demande. En cas d’impossibilité, justifier clairement les raisons. 

En cas de récupération partielle de TVA, faut-il joindre une attestation fiscale ?

Oui, c’est indispensable. 

Peut-on joindre un projet de délibération au moment du dépôt de dossier de demande ?

Oui sous réserve de préciser que ce projet sera effectivement soumis à délibération et en précisant la date de transmission au service instructeur. Tout dossier déposé doit comprendre un document attestant de l’engagement de chaque cofinanceur public (l’acte attributif, la lettre d’intention ou la lettre de demande de subvention accompagnée de l’accusé de réception sont acceptés au stade du dépôt). Une version adoptée de la délibération ou toute forme de validation du cofinancement demandé doivent être transmis au service instructeur au moins trois semaines avant la date de Comité InterRégional de Programmation (CIRP). 

Est-il possible de transmettre les documents électroniques volumineux via un lien de téléchargement type WeTransfer ?

Oui, si le téléchargement est gratuit. 

Comment faire si je n’ai pas les bilans comptables ou bilan de gestion pour la dernière année (par exemple 2016) ?

Joindre les bilans comptables pour les années précédentes (2013, 2014 et 2015 dans l’exemple) et si possible un bilan prévisionnel pour 2016. Le bilan définitif devra être envoyé au service instructeur dès que possible et dans tous les cas avant programmation du dossier.

Mes comptes de gestion représentent un volume important de papier, dois-je quand même les joindre en format papier dans le dossier de demande ?

Oui pour l’instant ces documents papier sont demandés (la plateforme nationale de dépôt dématérialisé « E-Synergie » prévue à terme n’est pas opérationnelle pour le moment).

Je suis une entreprise ou entité avec activité économique. Comment faire si je ne dispose pas de l’organigramme demandé ?

Il est nécessaire de le produire, vous devez en faire un.

L’attestation de délégation de signature doit-elle mentionner textuellement le fait qu’elle recouvre la capacité du représentant à engager la responsabilité de l’organisme pour le projet ?

Oui.

Je ne suis pas en capacité de fournir au service instructeur la lettre d’intention 21 jours avant la date de CIRP. Mon dossier sera-t-il rejeté ?

Non. Il faut en revanche en informer le service instructeur qui mettra le dossier en attente jusqu’à réception de la lettre d’intention (ajournement = passage au CIRP suivant). 

Les pièces de marché représentent un volume important de papier à imprimer. Dans la mesure où le projet n’est pas concerné par certains lots du marché, puis-je ne pas les imprimer ?

Oui. En revanche, veillez à joindre les pièces permettant de justifier de la bonne gestion du marché comme par exemple les actes d’engagements qui permettent de calculer les seuils applicables en termes de publicité. Le plus sûr est de joindre la totalité du marché via un lien de téléchargement. 

Les attestations de régularité fiscale et sociale sont- elles obligatoires ?

Oui. Quelle que soit la structure, quel que soit son statut (public ou privé). 

Où puis-je trouver ces attestations ?

L’attestation de régularité fiscale est disponible sur le site www.impots.gouv.fr (création d’un compte obligatoire, des délais sont à prévoir). Si votre structure n’est pas soumise à l’impôt, l’administration fiscale est en capacité de fournir une attestation précisant le non-assujettissement.

L’attestation de régularité sociale peut être téléchargée sur le site : www.urssaf.fr.

CALENDRIER

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Que se passe-t-il si mon projet prend du retard dans son exécution ?

Dès que vous en avez connaissance, il est indispensable de contacter le service instructeur pour lui expliquer la situation. Ce dernier décidera s’il est nécessaire de réaliser un avenant à la convention. 

ELIGIBILITE DES DEPENSES

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Quelle différence entre critère de sélection et d’éligibilité ?

Les critères d’éligibilité sont disqualifiant tandis que les critères de sélection servent à noter et à prioriser les projets.

Date d’éligibilité des dépenses : la prise en compte rétroactive des dépenses, réalisées et acquittées avant la date de dépôt du dossier POIA est-elle admise ? Si oui, à compter de quelle date ?

Les dépenses réalisées et acquittées avant le dépôt sont éligibles si :

 

  • Elles n’ont pas été réalisées avant le 01/01/14 ;
  • le projet n’est pas terminé à la date de dépôt de la demande de subvention ;
  • le régime d’aide d’Etat appliqué au porteur ne rend pas les dépenses du projet éligibles qu’à compter du dépôt de la 1ère demande auprès du financeur public sollicité.

Attention, la prise en compte rétroactive des dépenses engagées avant le dépôt n’est pas du tout systématique !

COMMUNICATION

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Quelles sont les dispositions à prévoir en termes de communication sur le projet ?
  • Prévoir une page de présentation quimentionne le soutien de l’Union Européenne (UE), les objectifs du projet et les résultats attendus sur votre site Internet. Le drapeau de l’UE doit apparaître sans besoin de faire défiler la page.
  • Faire figurer dans tous les documents que le projet a été financé par un fonds européen.
Que dois-je prévoir dans mes locaux ou sur mon chantier ?
  • OBLIGATION pour tous les projets dont le soutien public total est ≥ à 10 000 € : afficher une affiche au format A3 minimum dans un endroit visible du public (entrée de bâtiment…)
  • OBLIGATION pour tous les projets dont le soutien public total est > à 50 000 € : apposer une plaque explicative (minimum A1)
  • OBLIGATION pour tous les projets d’infrastructures ou de construction dont l’aide publique totale est > 500 000 € : installer sur le chantier / bâtiment un panneau d’affichage > A1

PROJETS MULTI-PARTENARIAUX/CONVENTION CHEF DE FILE

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Comment candidater à un appel à propositions FEDER-POIA ou savoir si mon projet est éligible ?

1 er cas : Vous avez identifié un appel à propositions auquel répondre : complétez la fiche de renseignements (à télécharger ici) et transmettez la au Service Pilotage et Accompagnement Européen (SPAE), au contact mentionné dans l’appel. Un agent vous recontactera.

2 ème cas : Vous n’avez pas identifié d’appel à propositions. Rendez-vous sur europe.regionpaca.fr/rubrique « j’ai un projet »

Comment obtenir un dossier de demande de subvention ?

Si vous êtes dans le 1er cas (question précédente), et, qu’à la lecture de votre fiche de renseignements, votre dossier paraît éligible, le SPAE vous enverra le dossier de demande de subvention par mail. 

Comment déposer mon dossier ?

Le dossier de candidature devra être envoyé conformément aux modalités décrites dans l’appel :

  • Une version papier : par voie postale ou déposée en mains propres
  • Et deux versions dématérialisées (Word ou Open Office et PDF) doivent être envoyées à l’adresse mail indiquée dans l’appel. 
Comment le Service Pilotage et Accompagnement Européen peut-il m’aider dans mes démarches ?

D’une manière générale, le SPAE échange avec vous sur la base d’une fiche de renseignements complétée (cf 1ère question). Si le projet est effectivement éligible, votre interlocuteur SPAE vous adressera le dossier de demande et vous proposera un nouvel échange sur la base d’un dossier de demande pré-rempli. 

D’une manière générale, où puis-je trouver des informations ?

Des informations sont données dans le guide du candidat POIA, l’appel à propositions et le dossier de demande de subvention. Ces documents sont téléchargeables sur le site europe.regionpaca.fr Par ailleurs, un agent du SPAE peut vous accompagner dans vos démarches.

J’ai des incertitudes sur la manière de renseigner la valeur concernant les indicateurs ?

Il est nécessaire de remplir la partie correspondante aux indicateurs telle qu’elle est soumise. Si votre projet ne concours pas à un ou plusieurs indicateurs mentionnés, laisser la(les) cases vide(s). Si vous avez un doute, rapprochez-vous de votre interlocuteur au SPAE.

Ma structure vient d’être créée, puis-je déposer un dossier ?

Seules les structures ayant au moins un bilan comptable approuvé peuvent déposer un dossier

Dans quel cas faut-il faire une convention chef de file ?

Il faut d’abord vérifier que l’appel à propositions prévoit cette possibilité (possible uniquement sur les actions interrégionales de l’OS1 et sur les projets de recherche-actions de l’OS4). Ce montage est pertinent dans le cas d’un projet multi-partenarial où les partenaires engagent des dépenses qu’ils souhaitent valoriser. Dans ce cas, c’est le chef de file du projet qui assure la responsabilité de faire remonter les dépenses et de redistribuer les aides aux différents partenaires dans le respect de ce qui est inscrit dans la convention (modèle type de convention fourni dans le guide du candidat). 

Combien de partenaires maximum ?

5 au total : un chef de file + 4 partenaires.

Existe-t-il des dérogations possibles à ce maximum de 5 partenaires ?

Non.

La convention chef de file doit-elle être signée par les partenaires au moment du dépôt de dossier ?

Oui.

Est-ce que chaque partenaire visé dans la convention chef de file doit joindre les pièces demandées dans le dossier de demande ?

Oui.

Est-ce que tous les partenaires de la convention doivent-être éligibles ?

Oui tous les partenaires doivent être des bénéficiaires éligibles (idem évidemment pour les dépenses visées). 

AUTRES

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A quelle adresse peut-on déposer les dossiers de demande de subvention en main propre ?

Cf. adresse physique inscrite dans le dossier de subvention. Suite au dépôt de dossier vous recevrez un reçu puis une attestation de dépôt avec un numéro de dossier.

Ma demande de financement vise principalement une subvention pour des postes de doctorants, déjà financés par ailleurs dans le cadre d’une subvention globale. Est-ce éligible ?

Les actions finançables au FEDER ne peuvent pas faire l’objet d’un double financement.

Les primes de doctorants sont-elles éligibles ?

Oui mais uniquement si elles sont versées spécifiquement dans le cadre du projet déposé. 

Le bénévolat est-il valorisable au titre du POIA ?

Oui mais uniquement dans le cadre associatif. Le montant visé peut être assimilé à des ressources propres et donc à de l’autofinancement sans s’exonérer d’un autofinancement réellement financier. Dans tous les cas il est préférable de contacter le SPAE. 

L’obligation de comptabilité analytique doit se respecter à l’échelle de la structure porteuse de projet ou seulement du projet lui-même?

A minima à l’échelle du projet. 

QUESTIONS SPECIFIQUES A L’OS 1

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Lors de l’instruction des dossiers, comment sera apprécié le critère « valeur ajoutée inter- régionale » (critère de sélection) ?

Pour l’AAP actions interrégionales, ce critère sert à apprécier l’intérêt de l’échelle interregionale dans votre projet pour les territoires ciblés et surtout pour l’ensemble du massif. Pour l’AAP actions espaces valléens, le caractère interrégional étant né de la globalité du dispositif des espaces valléens, donc admis, il n’y aura pas d’appréciation supplémentaire.

QUESTIONS SPECIFIQUES A L’OS 2 (BIODIVERSITE)

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Lors de l’instruction des dossiers, comment sera apprécié le critère de sélection « innovation » ?

Le caractère innovant du projet pourra être apprécié au regard :

  • de nouvelles cibles d’intervention de politiques publiques partagées ;
  • de nouveaux modes d’appréhension et de prise en charge de problématiques spécifiques à l’Espace alpin ; - d’outils de partage des expériences et de mise en réseau des acteurs qui ne préexistaient pas (ex : réseau alpin de la forêt de montagne) ;
  • des investigations préliminaires à la prise en charge d’enjeux émergeants appelant à une action publique coordonnée en les dotant des moyens d’ingénierie nécessaires ;
  • du caractère réplicable des méthodologies déployées et mises en œuvre ;
  • de la recherche de financements privés et/ou partenariat public-privé ; - de la mutualisation par des actions communes
Dans le critère de sélection portant sur l’innovation, pouvez-vous donner des exemples de projets constituant de nouvelles cibles d’intervention de politiques publiques partagées ?

Cela pourrait par exemple concerner un projet dont les objectifs répondent aux priorités des deux SRCE régionaux (d’autant qu’une réflexion est en cours de rapprocher les deux SRCE dans le cadre d’un projet européen CTE (Coopération Territoriale Européenne). 

Comment sera apprécié le critère « plus-value massif » ?

La notion de plus-value massif pourra être appréciée au regard :

  • de la conduite d’actions coordonnées sur le massif, génératrices d’économies d’échelle (enquête pastorale sur tout le massif) ;
  • de la légitimité donnée à l’exploration de nouvelles thématiques et modalités d’action sur des sujets à enjeux partagés sur tout le massif ;
  • de la mutualisation, à l’échelle du massif tout entier, des moyens dédiés à la capitalisation et à la valorisation des résultats obtenus à travers les politiques menées en commun.